Kỹ năng công việc Hành chính Nhân sự tổng hợp A-Z

Tất cả kỹ năng cho người làm Hành chính Nhân sự tổng hợp, thực hành trên Excel và Word. Từ việc sử dụng email, in ấn cho đến Lập bảng lương, Quản lý nhân sự, Quản lý TSCĐ … tự động bằng file mẫu VBA.

Người viết bài này đã và đang làm việc ở các tổ chức từ bán lẻ, hệ thống siêu thị, xử lý giao dịch điện tử, tài chính ngân hàng. Và qua hành trình đi làm công ăn lương cho các doanh nghiệp Việt đó, mình nhận thấy nhiều trường hợp nhân sự phải kiêm nhiệm thêm một đầu việc khác. Lấy ví dụ thực tế là nhân viên IT kiêm luôn hành chính, kế toán kiêm luôn hành chính nhân sự.

Tùy định hướng của mỗi tổ chức hoặc tùy theo từng thời kỳ kinh doanh mà có sự kiêm nhiệm trên. Tỉ dụ như vì lý do tiết kiệm chi phí, cắt giảm nhân sự, khủng hoảng kinh tế… Hoặc tổ chức đó không đủ lớn để cần phải tuyển đủ ban bệ…

I. Khóa Hành chính Nhân sự tổng hợp dành cho những ai?

• Người làm Hành chính Nhân sự tổng hợp trong Doanh nghiệp
• Người đang làm Hành chính hoặc Nhân sự riêng biệt, cần làm tổng hợp
• Người muốn học Hành chính Nhân sự trên Excel thay vì lý thuyết
• Chủ Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần trau dồi nghiệp vụ Hành chính Nhân sự
• Người chuẩn bị chuyển đổi chức danh hoặc kiêm nhiệm thêm công việc hành chính nhân sự
• Các bạn sinh viên sắp ra trường, bổ túc thêm nghiệm vụ trước khi tham gia thị trường lao động

Mình xin chia sẻ về giai đoạn sinh viên, lúc đó nhà trường có dạy một môn tưởng không quan trọng nhưng khi đi làm lại rất cần. Đó là một khóa đào tạo về trình bày văn bản, là khóa học luôn có mặt trong chương trình đào tạo ở ĐH BK Đà Nẵng. Chính khóa học này đã giúp mình và anh em cùng khóa định hình được lối trình bày văn bản trong môi trường công sở về sau.

Nội dung khóa học theo trí nhớ thì về những vấn đề như cách xưng hô trong Email, cách trình bày văn bản nói chung và phong cách trình bày văn bản ở các cơ quan nhà nước nói riêng, cách phân đoạn để giúp người đọc hiểu rõ ý của mình. Đây như là 1 khóa bổ túc về kỹ năng cho sinh viên. Tuy đơn giản nhưng giúp mình ghi điểm với nhà tuyển dụng thời mới ra trường.

Tại sao mình nhắc đến những điều kể trên? Đó là vì chúng cũng là những kỹ năng, những kiến thức mà một người làm hành chính nhân sự cần phải có và nhuần nhuyễn.

II. Những nhóm kỹ năng mà khóa học cung cấp cho bạn:

1. Kỹ năng làm việc môi trường văn phòng

Một nhân viên hoặc chuyên viên hành chính nhân sự liên quan nhiều đến văn bản giấy tờ. Thường xuyên tiếp xúc với các văn bản hành chính nhà nước. Soạn thảo các giấy tờ nội bộ…

Đó cũng là lý do giải thích vì sao phần đầu khóa học này lại đi dạy các kỹ năng văn phòng và quy tắc của các loại văn bản.

Phải làm việc với đủ ban bệ cũng như các cơ quan nhà nước. Vì thế nắm được các kỹ năng văn phòng, các quy tắc soạn thảo văn bản đặc thù sẽ tiết kiệm công sức và thời gian của chính bạn. Cũng như tạo được hình ảnh chuyên nghiệp khi làm việc với các cơ quan tổ chức bên ngoài.

2. Kỹ năng quản lý tài sản, công cụ dụng cụ

Các tài sản được mua sắm sử dụng hoặc nhập kho thuộc nhiệm vụ quản lý của nhân viên hành chính. Có nhiều bạn hay nghĩ bên kế toán mới là người quản lý tài sản, nhưng không phải. Nhân viên hành chính là người thực hiện các thủ tục như: Đề xuất mua sắm, mua sắm và thu thập hóa đơn, lưu kho, quản lý tài sản. Kế toán là bộ phận duyệt thanh toán chi phí.

Ở một tổ chức qua các năm thì lượng tài sản ngày càng tăng, cũng như việc chúng hỏng hóc hết khấu hao, lưu chuyển sang các phòng ban… Cho nên càng về sau thì việc quản lý khối tài sản, công cụ đó càng mệt mỏi.

Khóa học này sẽ cung cấp cho bạn tư duy để quản lý tài sản một cách gọn nhẹ nhất, đáp ứng được nhiều tình huấn sảy ra với các tài sản đó. Hướng dẫn bạn tự làm một chương trình quản lý tài sản đơn giản, thực tiễn, tiết kiệm công sức.

3. Kỹ năng quả lý nhân sự, bảo hiểm và phúc lợi

Mảng nhân sự nói chung là khá rộng và nhiều công tác nhỏ xen kẽ. Nó không đơn thuần là việc tuyển dụng nhân sự. Mà còn liên quan đến quá trình học việc, thử việc, ký kết hợp đồng chính thức. Sau đó lại phải làm các công tác về thuế, bảo hiểm, chấm công…

Có thể cho rằng mức độ công việc này không quá khó. Nhưng số lượng công việc khá là nhiều. Nếu một nhân viên hành chính nhân sự không sắp xếp thông tin, hồ sơ khoa học, không lên được lịch cá công tác định kỳ cần thực hiện… Thì rất mệt mỏi trong khi xử lý loại công việc này.

Quản lý nhân sự chưa bao giờ là việc dễ dàng. Mình nhận thấy bất cứ điều gì liên quan đến quyền lợi đều cần phải tỉnh táo, hiểu biết để giải quyết.

Quy định về thuế, bảo hiểm hiện nay đã khá là kiện toàn. Nhưng tất nhiên để hiểu rõ và làm đúng theo luật là câu chuyện khác. Khóa học đưa ra các phần để giải quyết những vấn đề đó.

• Lập chương trình quản lý nhân sự và tính công.
• Tính lương và bảo hiểm
• Làm các công tác về thuế thu nhập cá nhân. Quyết toán thuế…

Phần này rất là quan trọng, học viên cũng nên tự bổ sung thêm các kiến thức chuyên sâu để tránh sai sót, gây thiệt hại cho người lao động và doanh nghiệp.

IV. Công việc hành chính nhân sự tổng hợp là gì?

Để đi sâu vào những công việc cụ thể của nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp thì cũng hơi khó. Khó vì tính chất mềm dẻo, linh động và hơi có phần ôm đồm. Những nghiệp vụ theo lý thuyết thì các bạn có thể tự tìm hiểu. Ở đây mình chỉ xin nói thêm theo quan sát thực tiễn của mình.

Mình nhận thấy vị trí này thường được những người xông xáo, nhanh nhạy đảm nhận. Các đầu công việc theo lý thuyết thì có thể như các phân tích bên trên. Nhưng thực tiễn làm việc lại khá đa sắc màu.

Tổ chức hội hè đình đám cũng chủ yếu hành chính nhân sự bố trí chương trình. Quà cáp, quan hệ với đối tác cũng hầu như nhành chính nhân sự lên kế hoạch, sắm sửa. Khám sức khỏe, tổ chức nghỉ mát thường niên cho công ty cũng nhờ hành chính lên kế hoạch…

Nhìn chung các loại công việc cực kỳ đa dạng, va chạm nhiều mảng và cần có cả kiến thức xã hội phong phú một tí.